Projekte besser planen - das Parkinsonsche Gesetz

Vorweg: Nein, der folgende Beitrag hat nichts mit der Parkinson-Krankheit zutun.

Das Parkinsonsche Gesetz stammt von dem britischen Soziologen C. Northcote Parkinson und ist genau genommen kein Gesetz, sondern eine - etwas ironische - Sichtweise auf ein bekanntes Phänomen der Arbeitswelt.

Noch genauer genommen ist es auch kein Gesetz, sondern Mehrere.

Parkinson widmet sich in seinem Ausführungen zu der extrem ineffizienten Nutzung von Zeit und Ressourcen in der Arbeitswelt, aber auch Privat.

Bevor wir dies weiter ausführen, folgendes Beispiel, welches euch bestimmt bekannt vorkommt:

Wir haben ein Meeting angesetzt, um den aktuellen Stand eines Projektes zu besprechen. Für das Meeting sind 60 Minuten angesetzt. Das Meeting dauert... 60 Minuten.

Jetzt könnte man meinen "perfektes Timing". Doch blicken wir zurück auf das Besprochene stellen wir fest. Eigentlich hatten wir nach 35 Minuten alles besprochen, was notwendig war. Wir haben 25 Minuten unserer wertvollen Zeit verschwendet. Und das gilt für jeden Teilnehmer des Meetings.

Hochgerechnet auf einen ganzes Unternehmen und mehrere Meetings sind das sehr, sehr viele Stunden am Tag.

Parkinsonsche Gesetz

„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit und Ressourcen für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Ein anderes Beispiel, oder mehr eine Frage: Wann war der Abgabetermin eurer Bachelor- oder Masterarbeit und wann habt ihr eure Arbeit abgegeben?

Ein sehr großer Teil aller Antworten auf diese Frage lautet "Am Tag des Abgabetermins" bzw. häufig auch "einen Tag davor".

Nun sind die Themen aller Theses (Ist das der richtige Plural von "Thesis"? - Ich habe keine Ahnung) extrem unterschiedlich. Es ist also absurd zu glauben, dass jede Bearbeitungszeit genau dem Zeitraum entspricht der dafür notwendig ist.

Parkinson stellt in seinen Ausführungen fest, dass wir häufig für Themen die Zeit benötigen, die uns zur Verfügung steht. Liegt die Deadline eines Projektes in 6 Monaten, werden wir vermutlich 6 Monate brauchen.

Haben wir für einen Termin 60 Minuten zur Verfügung, werden wir voraussichtlich 60 Minuten in dem Termin sitzen.

Das gilt aber nicht nur für die Variable "Zeit". Parkinson erweitert seine Thesen auf die Ressource "Personal". Ein Projekt, für das 5 Arbeiter 3 Monate Zeit haben, kann eben so gut von 3 Arbeitern, im selben Zeitraum erledigt werden. Er führt sogar weiter aus "Angestellte schaffen sich gegenseitig Arbeit." - je mehr Beteiligte, desto mehr Arbeit entsteht.

Doch wie können wir von Parkinson lernen?

Ganz einfach (sollte man meinen): Mit guter Planung!

Na gut, so einfach ist es dann doch nicht. Aber es gibt Mittel und Wege.

Folgend ein paar Hilfestellungen:

Meetings

1. Landet nur Personen ein, die auch für das Meeting relevant sind. Wenn es manche nur zu informieren gilt, reicht in vielen Fällen auch eine Zusammenfassung des Besprochenen.

2. Definiert die Ziele und die Agenda des Meetings. Und plant entsprechend die Meeting-Dauer.

3. Verlauft euch nicht im Gespräch. Smalltalk ist wichtig, aber ein Moderator sollte stets den Fokus im Blick behalten und rechtzeitig eingreifen, wenn man sich zu sehr von dem eigentlichen Thema weg bewegt.

4. Fasst das Besprochene zusammen und geht alle mit klaren Aufgaben (und ggf. Timings) aus dem Meeting.

Projekte

1. "Habt schon am Anfang das Ende im Sinn!" (Mehr dazu im Buch "Die sieben Wege zur Effektivität" von Dr. Stephen Covey). Heißt: Definiert ein klares Zielbild. Wie soll das Produkt, die Situation etc. am Ende des Projektes aussehen?

2. Plant realistisch! Wie lange brauchen wir für das Projekt wirklich? Wie viele Leute, wie viel Budget etc. sind notwendig? Was wird das Projekt bringen? (Mehr dazu gibt es >>hier<<)

3. Setzt euch klare Milestones mit verbindlichen Timings. Legt auch Timings für wichtige Abstimmungstermine fest.

4. Nutzt die Erkenntnis des "Deepwork" (Mehr dazu im Buch "Konzentriert arbeiten" von von Cal Newport). Heißt: Arbeitet dann konzentriert und alleine, wenn es notwendig, und arbeitet Zusammen, wenn es sinnvoll ist.

Diese Tipps könnte man ewig so fortführen. Aber mit Beachtung Dieser werdet ihr zukünftig nicht nur die Geschwindigkeit, sondern auch die Qualität eurer Arbeit erhöhen.