Projekte besser planen - die "Außenperspektive"

Ganz ehrlich: bei wie vielen Projekten hast du dich schon verkalkuliert - Timings gerissen oder die Erfolgskennzahlen überschätzt?

Bei einigen? Oder bei allen?

Was hier helfen kann ist die Einnahme einer Außenperspektive

Laut Daniel Kahneman entstehen diese Fehleinschätzungen durch den Halo-Effekt. Er lässt uns den Erfolg höher einschätzen, die Bearbeitungszeit geringer und den Aufwand niedriger, als er letztendlich sein wird.

Helfen kann hier eine Außenperspektive. Am einfachsten ist es, jemanden zu befragen, der Außenstehend ist und gleichfalls Erfahrung in ähnlichen Projekten gesammelt hat.

Doch nicht immer können wir auf externe Hilfestellung hoffen und nicht immer sind Projekte identisch.

In diesen Fällen kann es sein, dass wir selbst diese Außenperspektive einnehmen müssen.

Bevor das gelingen kann muss allerdings erst einmal sichergestellt werden, dass dieser Aufwand auch belohnt wird.

In vielen Unternehmen herrscht ein enormer Konkurrenzkampf um Ressourcen. Dies fördert die viel zu optimistische Bewertung von Projekten. "Eine gut geführte Organisation belohnt Planer für eine präzise Ausführung und bestraft sie, wenn sie vorhersehbare Schwierigkeiten nicht vorhersehen und wenn sie nicht vorhersehbare Schwierigkeiten nicht einkalkulieren – die unbekannten Unbekannten.", so Kahneman .

Nehmen wir nun einmal an, wir haben die idealen Rahmenbedingungen innerhalb unserer Organisation. Gute Planung wird belohnt. Dann können wir nun die Außenperspektive einnehmen und die Prognose beginnen.

Der dänische Planungsexperte Bent Flyvberg empfiehlt zu diesem Zweck folgendes Vorgehen:

1. Wir identifizieren geeignete Referenzklassen, also Projekte, die identisch oder mindestens ähnlich unserem anstehenden Projekt sind bzw. waren.

2. Wir beschaffen uns statistische Eckdaten zu diesen Referenzklassen. Kosten, Erfolgskennzahlen, Personalaufwände, Timings - alles was uns hilft, Eine Basisprognose unseres Projektes aufzustellen.

3. Diese Informationen setzen wir nun ins Verhältnis zu unserem Projekt und entscheiden in jedem Einzelfall darüber, ob und wie stark wir die Basisprognose korrigieren.

Wie sieht deine Prognose nun aus? Schlechter? Vermutlich, denn wie eingangs beschrieben neigen wir zu einer übermäßig positiven Einschätzung. Aber wie schlecht? Lohnt sich das Projekt in dieser Form überhaupt noch?

Versunkene Kosten (Sunk Costs)

Bereits getätigte Investitionen dürfen de facto nicht in die zukünftige Entscheidungsfindung einbezogen werden. Diese Kosten sind bereits unwiederbringlich entstanden und ändern nichts an der von uns betrachteten Zukunft (Prognose). Entscheidungen sollten immer und ausschließlich auf Basis der zukünftigen Erfolgschancen erfolgen.

Wenn eine Prognose nach einer solch objektiven Bewertung übermäßig negativ erscheint erwartet uns eine erneute und weitaus größere Herausforderung.

Wir müssen der "irrationalen Beharrlichkeit" widerstehen.

Trotz unseres Wissens über offensichtliche Fehleinschätzungen und unserer Kenntnis über das Prinzip der Versunkenen Kosten, wollen wir weiter machen. Egal was die Prognose sagt.